Service- und Wartungsprozesse vereinfachen

Die Digitalisierung im Handwerk vorantreiben

Ulm (ABZ). – Die Zusammenarbeit in Handwerksbetrieben ist ein komplexer Prozess. Von verschiedenen (Bau)Stellen, Mitarbeitenden und Partnern ist einiges an Informationen zu orchestrieren. Eine gute interne und externe Kommunikation ist daher besonders wichtig, eine effiziente Organisation ebenso.
Bau digital
Mit 4PS kann die Firma dem Monteur alle für den Auftrag erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. Meistens passiert das über die App, in der Informationen über Störung, Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie bereitstehen. Foto: 4PS/Shutterstock

Beides zusammen kann den Unterschied im Wettbewerb ausmachen, beispielsweise bei der Personalzufriedenheit oder -gewinnung. Von der Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an die Monteure, bis hin zur Stundenerfassung und Ressourcenplanung wie auch der Rechnungsstellung und Überwachung – mit der ERP-Software von 4PS, die mit Handwerkern und für Handwerker entwickelt wurde, schaffen Firmen in ihrem Unternehmen eine neue Arbeitsqualität – so lautet das Versprechen von 4PS.

Wer eine gute Kommunikation und effiziente Organisation innerhalb und außerhalb des Betriebes führen möchte, kommt um die Digitalisierung nicht herum. Für eine gute Zusammenarbeit im Handwerk ist es besonders wichtig, Echtzeit-Informationen mit allen Projektbeteiligten austauschen zu können. Nur eine ERP-Software aus der Cloud – inklusive der zugehörigen Portale und mobilen Apps – bietet, ohne administrative und technologische Hürden, durchgehende, digitale Geschäftsprozesse und zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten.

Service- und Wartungsprozesse digitalisieren

"Mit der ERP-Lösung 4PS Construct können Handwerksunternehmen Ihre Service- und Wartungsprozesse durchgehend digitalisieren. Damit können Handwerksbetriebe Ihrem Anspruch an Qualität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz einfach nachkommen", erklärt Oliver Couvigny, Managing Partner der 4PS Bausoftware GmbH.

Schritt 1: Service- und Wartungsprozesse effizient und digital organisieren: Bei der Digitalisierung der Handwerksunternehmen sollten Firmen mit der Organisation der Service- und Wartungsaufträge starten.

Zuallererst sind die Aufträge strukturiert über eine zentrale Online-Kommunikationsplattform, wie 4PS Control für die weitere Bearbeitung zu bündeln. Die in der ERP-Lösung 4PS Construct integrierte Kommunikationsplattform sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die Verwaltung der Aufträge und Informationsflüsse wird erleichtert – egal, ob es um eine Ad-hoc-Anfrage, einen Notfall oder um einen regelmäßigen, planbaren Wartungstermin geht.

Schritt 2: Optimale Arbeitsvorbereitung mit richtiger Planung und Organisation: Wichtig ist, dass der Monteur für den Auftrag vorbereitet ist, damit die Arbeit vor Ort erfolgreich durchgeführt werden kann. 4PS bietet mehrere Lösungen, die dabei helfen. So unterstützt die Kalkulation in 4PS Construct bei der Einschätzung der Kosten, bei der Kalkulation der Angebote und bei der Überwachung der einzelnen Ausgaben.

Materialien automatisiert bestellen

Zudem können benötigte Materialien automatisiert aus den bevorzugten Webshops bestellt werden. So haben die Mitarbeitenden jederzeit aktuelle Preise und Angebote im Blick. Werden ihre Service- und Wartungstermine nicht gut geplant, kann es schnell zu Chaos kommen.

Für eine verlässliche Planung ist eine benutzerfreundliche grafische Ressourcenplanung ein wichtiges Tool. Durch den Einsatz dieses Systems können Mitarbeitende Echtzeitdaten einsehen und haben einen Überblick über Aufträge, verfügbares Personal, Geräte oder Nachunternehmer. Informationen sind mit wenigen Klicks verfügbar und das Team wird per App auf dem aktuellen Stand gehalten.

Schritt 3: Auftragsabwicklung und ordentliche Dokumentation der Auftragsabwicklung: Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann das Team den Auftrag vor Ort erfolgreich erledigen. Mit 4PS kann die Firma dem Monteur alle für den Auftrag erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. Meistens passiert das über die App, in der Informationen über Störung, Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie bereitstehen. Müssen Zwischenschritte oder Rückfragen beim Kunden notiert werden? Die App dient auch dazu, Informationen oder Kundenwünsche direkt zusammenzufassen. Müssen Checklisten abgearbeitet oder Prüfungsergebnisse dokumentiert werden? Auch dies ist mit der App von 4PS möglich, versichert das Unternehmen.

Schritt 4 und 5: Gesetzlich korrekte Rechnungsstellung und Datenüberwachung: Nach einer erfolgreichen Durchführung der Aufträge steht die Rechnungsstellung an. Sie erfolgt in 4PS Construct weitgehend automatisiert auf Basis der elektronischen Rückmeldungen der Monteure bis hin zur gesetzlich korrekten E-Rechnung oder XML-Datei, die an den Kunden versendet wird. Ebenso bietet 4PS Construct Lösungen für das Finanzmanagement. So können Mitarbeitende beispielsweise per Knopfdruck Bankauszüge verarbeiten. So organisieren und vereinfachen sie ganzheitlich ihre Zahlungsprozesse, erläutert 4PS.

Mit der Erledigung der Aufträge ist es jedoch noch nicht getan: Die Überwachung und Analyse der Daten ist entscheidend für den weiteren Arbeitsprozess und zur Optimierung der Service- und Wartungsprozesse. Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können alle Daten in Power-BI-Dashboards zusammengefasst werden. Durch die Cloud-Technologie sind alle Daten immer aktuell, ob unterwegs mit einem Smartphone oder im Büro am Computer. Darüber hinaus bietet 4PS auch die Möglichkeit, die Software mit externen Systemen und Partnern zu verknüpfen.

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