Elektronischer Freigabeworkflow
Rechnungsfreigabe auf der Baustelle
von: Frank ZscheileUnd auch die Einkaufskräfte, die ihr Häkchen machen müssen, arbeiten mittlerweile zu einem guten Teil aus dem Homeoffice. So dauerte es manchmal bis zu vier Wochen, bis die Belege in der Buchhaltung zur Zahlung ankamen. Folge: Skontoverluste und Mahngebühren.
Um hier schneller zu werden, hat das Unternehmen vor einiger Zeit einen elektronischen Freigabeworkflow eingeführt, der den Rechnungsdurchlauf automatisiert. Das IT-Lösungshaus DMSFactory aus Rödermark installiert bei artbau dafür ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System (des Herstellers M-Files) mit ergänzenden Softwarekomponenten zur Erfassung von Papier- und E-Mail-Vorlagen.
Vordefinierte, elektronische Workflows
Lieferanten schicken ihre Rechnungen jetzt an ein eigens dafür eingerichtetes E-Mail-Postfach (nur noch drei Prozent gehen noch als Papier ein). Nach Abgleich der Rechnungsdaten mit den Stammdaten aus dem ERP-System gehen die Belege in das ECM-System, wo im folgenden vordefinierte Workflows zur Freizeichnung starten. Erst nach der letzten Freigabe überträgt M-Files die Rechnungsdaten ins ERP-System zur Verbuchung.
Maximilian Heck: "Jede Baustelle ist eine eigene Kostenstelle, die sich auf verschiedene Gewerke aufgesplittet. Zudem decken die Bauleiter verschiedene Gewerke ab." In der Software wurde daher Software individuell eingestellt, wer welche Rechnung zur Freigabe erhält. Die Zeit zwischen Rechnungseingang und Bezahlung ist durch den elektronischen Workflow auf ein Drittel geschrumpft. Viele Rechnungen durchlaufen den Prozess sogar schon in einem beziehungsweise zwei Tagen. Die schnelle Bezahlung wirkt sich zudem auf das Rating aus – so ist auch die Bonität der artbau in den entsprechenden Bewertungsportalen gestiegen.
Bonität steigt durch schnelle Bezahlung
Bauleiter, die sich auf Baustellen in Darmstadt, Heidelberg und weiteren Standorten aufhalten, können die Belege per Smartphone sofort prüfen und abnicken. Über den Export haben sie auch unmittelbaren Zugang zu ihren Baustellenkosten. Der Einkauf kann sich per Mausklick alle Rechnungen vom Lieferanten X im Zeitraum Y anzeigen, sie mit jenen aus Zeitraum Z vergleichen lassen dadurch seine Einkaufspreise optimieren. Außerdem zieht sich das Projekt-Controlling zweimal die Woche Reports und profitiert von einer neuen Transparenz über laufende Projekte hinweg. Alle Beteiligten wissen damit jederzeit, wo sich eine Rechnung im Prüf- und Freigabeprozess gerade befindet und müssen nicht mühsam an verschiedenen Stellen nachsehen. "Eine erhebliche Arbeitserleichterung", so Maximilian Heck, kaufmännischer Geschäftsführer der artbau GmbH.
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Der Autor ist IT-Journalist in München.