Prozessoptimierung

Baurechnungen besser bearbeiten

Langenhagen (ABZ). – Eine Baurechnung zu korrigieren, zu dokumentieren und zu kommunizieren ist in der Regel aufwändig. Es müssen einzelne Positionen in verschiedenen Excel-Tabellen immer wieder verändert werden. Hinzu kommen die E-Mail-Korrespondenzen mit Ansprechpartnern und die Suche nach Vorgängerrechnungen oder anderen Dokumenten.

Dieser Prozess ist zeitintensiv. Durch den häufigen Wechsel zwischen den Systemen, der Rechnung und anderen Dokumenten kommt es außerdem leicht zu Fehlern. Um Baurechnungen besser digital bearbeiten zu können, hat die smartPS GmbH den smart°baurechnungseditor entwickelt. Dieser zentralisiert die Aufgabenschritte. Die Rechnung steht im Mittelpunkt des Editors. Daneben werden Informationen wie Auftragsinformationen und ein integriertes und sich automatisch fortschreibendes Rechnungsblatt übersichtlich bereitgestellt. "Abzüge, Abschläge, Gegenrechnungen und Summierungen sind damit sofort ersichtlich", erläutert das Unternehmen. Wenn für die Bearbeitung weitere Dokumente benötigt würden, könnten diese parallel aus der Bau-/Projektakte aufgerufen werden.

Die Hauptfunktion des Editors ist es, Rechnungsinhalte zu korrigieren und zu kommentieren. Laut smartPS soll dies so einfach und intuitiv wie auf Papier funktionieren. Da Endsummen automatisch berechnet würden, würden manuelle Fehler vermieden, so das Unternehmen.

Anmerkungen, Check-Haken, farbliche Markierungen, Stempel und Textbausteine können im Editor auf die Rechnung angebracht werden. Als Bestandteil einer Gesamtlösung zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung können Rückfragen, Freigaben und am Ende die Buchung im ERP angestoßen werden. Die Rechnungsabsender können aus dem Editor heraus eine E-Mail mit der bearbeiteten Rechnung und einem Rechnungsblatt erhalten, die in der digitalen Akte revisionssicher abgelegt und für alle Projektbeteiligten eingesehen werden kann.

smartPS stellt bei einer Webcast-Serie zu digitalen DMS-Lösungen auch den Rechnungseditor vor. Das nächste Mal findet diese Vorstellung am 4. Juni statt. Leser, die im Bemerkungsfeld "ABZ" eintragen, erhalten bei Teilnahme eine kleine Überraschung. Infos dazu unter www.smartPS.de/bau-webcasts/.

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